Аутсорсинг: понятие и виды услуг для компаний, аутстаффинг персонала, преимущества и недостатки

Процесс глобализации и стремительное развитие бизнеса породили миф о невыгодности узкопрофильной специализации. Это неверное утверждение, поскольку сосредоточенность на конкретной области знаний повышает профессионализм человека. Когда определённый вид деятельности обременяет предприятие, выходом из такой ситуации становится аутсорсинг.

Характеристика понятия

Термин outsourcing в переводе имеет значение «использование внешних ресурсов» (outside resource using). В международной деятельности под этим определением подразумевают реализацию по долгосрочной договорённости конкретных бизнес-процессов организацией с необходимыми ресурсами. Если инсорсинг заключается в привлечении работников других отделов, то при аутсорсинге заказчик приглашает для управления дополнительной деятельностью компанию со стороны — аутсорсера. Такие отношения оформляются договором аутсорсинга между директором и подрядчиком.

Аутсорсинговые услуги позволяют предприятию сосредоточиться на основных процессах, освоить новые технологии без повышения затрат на производство. Чаще всего компания передаёт на аутсорсинг такие функции: бухгалтерский учёт, ИТ, охрану и управление недвижимостью, маркетинг, логистику, подбор работников.

Цель применения в бизнесе — освоение и использование передовых технологий и ноу-хау для получения конкурентных преимуществ в долгосрочной перспективе. Решение о передаче конкретной работы на аутсорсинг принимается исходя из анализа собственных процессов управления производством и реализации продукта. Основаниями для передачи функций третьей стороне считаются:

Повышенная динамика бизнеса. Компании необходимы инновации для быстрой реакции на изменения внешней бизнесовой среды — гибкая мобилизация ресурсов для нужных проектов.
Освобождение руководства от рутинной работы, что способствует улучшению стратегического управления.
Сотрудники фирмы не владеют нужными знаниями. Конкретные проекты требуют наличия узконаправленных специалистов, но организация не в состоянии их нанять или это нецелесообразно делать на полный день.
Улучшение сервиса. Для сохранения клиентов многие производители стремятся повысить слаженность действий отделов. Единственный исполнитель определённой функции стандартизирует обслуживание, поэтому уровень сервиса становится выше.
Высокое качество управления процессами. Поставщик услуг аутсерсорсинга разрабатывает методы стандартизации, что улучшает менеджмент и финансовую дисциплину.

Главные причины передачи процесса аутсорсеру — быстрота выполнения огромного объёма работы в кратчайшие сроки, квалифицированное исполнение непрофильных для фирмы функций, экономия на обучении персонала переданным аутсорсеру процессам.

Основные разновидности аутсорсинга

Внешнюю компанию как подрядчика привлекают для управления конкретными видами деятельности: бухгалтерия, маркетинг, логистика, работа с кадрами. Такие услуги делится на два вида: ИТ-аутсорсинг и передача конкретных процессов. Первый тип считается родоначальником современного аутсорсингового рынка, поэтому выносится в отдельную категорию. Управление бизнес-процессами при помощи внешней фирмы стремительно развивается и включает в себя подвиды.

Производственно-хозяйственная и производственная формы

Суть делегирования хозяйственных дел в том, что организация отдаёт третьей стороне хлопоты по использованию недвижимости, управлению автопарком и уборкой помещений, инвентаризации и другим функциям обслуживания.

Собственно, производственный аутсайдинг значит, что компания лучше передаст производство аутсорсеру, чем будет изготовлять продукцию самостоятельно. Такие договоры составляют владельцы компаний электронных товаров и телекоммуникационные фирмы. Это решение позволяет бросить силы на разработку нового продукта или услуги с возможностью оперативно перестроить процесс производства. Преимущества промышленного аутсорсинга — недорогая себестоимость выпуска, улучшение переданных функций, свободный доступ к новым средствам.

Передача бухгалтерской деятельности

Всю ответственность за обеспечение этого варианта ведения бухгалтерии берёт на себя руководитель. Для формирования отчётности в ФНС и внебюджетные фонды, начисления заработной платы нанимается профильная компания. Сотрудничество согласно договору ограничивается созданием нулевых отчётов или происходит на ежедневной основе.

Специализированная бухгалтерская фирма берёт на себя функции бухгалтерии, включая банковские платежи и работу с документами партнёров.

В этой сфере выделяют 4 группы услуг:

Консультация — лёгкая форма аутсорсинга. Заказчик обращается, когда ситуацию нет возможности решить на уровне собственной бухгалтерии.
Подрядчик получает определённые услуги: подготовка отчётов, начисление зарплаты, подготовка документов.
Полная передача бухгалтерского учёта организации.
Получение функций главного бухгалтера с правом подписи на документации.

В последних двух случаях глава предприятия рискует столкнуться с потерей контроля над фирмой. Поэтому примеров аутсорсинга бухгалтерских обязанностей в России мало. Дополнительный фактор отказа от такой услуги — нежелание доверять посторонним коммерческую информацию.

Приём персонала

Различные фирмы стремятся нанять квалифицированную рабочую силу без юридического оформления. Кадровые агентства оказывают услуги аутсорсинга персонала. К ним относится лизинг сотрудников, наём временных работников или вывод персонала за штат. Лизинг предусматривает, что фирма по подбору кадров подписывает договор с работником на собственное имя и отправляет его работать в организацию на срок от трех месяцев. Для временного персонала период работы ограничивается тремя месяцами.

Процесс вывода служащих фирмы за штат определяют словом «аутстаффинг». Это означает, что агентство не принимает новых сотрудников, а оформляет на рабочие места имеющийся персонал заказчика. Он сохраняет прежние обязанности. Лидером по использованию аутстаффинга продолжает оставаться Америка, а в России этот вид появился в конце 90-х годов. Согласно статистике около 80% американских фирм малого и среднего бизнеса обращаются к такому способу найма работников. Существует два механизма проведения процесса:

Фирма официально увольняет служащих, после чего они нанимаются к аутстафферу. Такие сотрудники продолжают исполнять прежние обязанности, но официально числятся в агентстве по найму. Такие деловые отношения оформляются договором о предоставлении персонала.
Агентство начинает поиск нужных для организации служащих и отдаёт их для выполнения работы. В таких случая привлекаются как сотрудники подрядчика, так и соискатели рынка труда. Первый вариант на Западе получил название бодишопинг.

Такой вид аутсорсинга приносит массу плюсов для организации. Она избавляется от проблем с поиском и набором квалифицированных людей и сокращает затраты на персонал. В таких обстоятельствах отпадает проблема текучести кадров, заполнения «непопулярных» вакансий, подготовки документации по кадровому учёту.

Управление ИТ-сферой

Чаще всего третьей стороне передают управление ИТ-сферой, поскольку организации не имеют в штате высококвалифицированный персонал. Аутсорсер исполняет проектирование, разработку, внедрение, сопровождение и развитие информационной инфраструктуры заказчика. Аутсорсинг включает деятельность от разработки программ до обслуживания оборудования. Классическим считается вариант, когда подрядчик занимается внедрением и сопровождением конкретного программного обеспечения. Остальная ИТ-инфраструктура остаётся в распоряжении заказчиков.

Фирма доверяет аутсорсеру внедрение систем, но сопровождение ИТ проводится собственными работниками. Или происходит обратная ситуация. Этот вариант возможен, если организация имеет развитый отдел ИТ. Подрядчик согласно договору обязуется передать аппаратное обеспечение и осуществляет поддержку. Этот тип не распространён в России. Средние и маленькие компании предпочитают отдавать внешней фирме информационную систему полностью, чтобы не нанимать специалистов.

ИТ-аутсорсинг становится традиционным для медицины. В этой сфере передают аутсорсеру такие процессы, как медицинский мониторинг за больными, сбор и анализ результатов лабораторных исследований, информационные табло и сервисная поддержка в здравоохранении. В медицинской области передают в управление третьей стороне пластическую хирургию, стоматологию, урологию, радиологию. Другой путь — госпитали могут закрыть такие отделения и открыть клиники этого направления.

Плюсы и минусы процесса

Организация для обеспечения конкурентных преимуществ предпочитает сосредоточиться на профильной для себя деятельности. Этому мешает множество второстепенных функций, поэтому обращают внимание на аутсорсинг. Поскольку бизнесмены стремятся к получению прибыли, явным преимуществом для них от передачи бизнес-процессов считается снижение затрат. Уменьшаются расходы на собственные услуги, на зарплату, обеспечение работы оборудования.

Отпадает необходимость нанимать сотрудников для осуществления неосновной деятельности и привлечения узкопрофильных специалистов. Их предоставляет агентство по подбору персонала. Аутсорсинг даёт возможность перераспределения ресурсов, которые изначально задействовали во второстепенных процессах. Фирма-заказчик получает работников без отпусков и больничных, поэтому отпадает проблема с кадровой документацией.

Невзирая на наличие плюсов, такая деятельность имеет недостатки:

Отсутствуют стандарты и методологии для измерения полученного результата.
Всегда существует вероятность провала, поэтому перед внедрением обязательно анализируют деятельность компании.
В процессе аутсорсер получает доступ к конфиденциальной информации, что ведёт к риску её утечки. С этим сталкиваются крупные организации.
Нужен человек, способный проконтролировать предоставление аутсорсинговых услуг согласно принятой бизнес-стратегии.
Если персонал расценит изменения негативно, снизится производительность труда.
Появляется риск полной зависимости от внешней фирмы, если увлечься передачей деятельности.

Огромным риском в России считается убыточность вследствие предоставления низкокачественных услуг, поскольку аутсорсинг находится на стадии развития. Когда аутсорсер разоряется, заказчик начинает искать новые фирмы. Это приносит моральные и материальные неудобства руководству организации.